外貿(mào)單證是指外貿(mào)結(jié)算中應(yīng)用的各種單據(jù)、證書與文件。包括信用證和其他有關(guān)單據(jù)和證書，用以處理貨物的交付、保險、運輸、商檢、結(jié)匯等工作，簡稱“單證（Documents）”。

根據(jù)單證的作用不同，大致可以分為以下5類：

※發(fā)票與包裝單據(jù)

※保險單據(jù)

※運輸單據(jù)

※公務(wù)證書

※其他單據(jù)

下面一一詳細(xì)說明：

1）商業(yè)發(fā)票 ( COMMERCIAL INVOICE）,是賣方在發(fā)貨時，向買方開立的發(fā)貨價目清單，是對所裝運貨物及整個交易的總說明，并憑以向買方收取貨款、清算債權(quán)債務(wù)。是進出口貿(mào)易結(jié)算中使用的最主要的單據(jù)之一。

2）形式發(fā)票（PROFORMA INVOICE）

形式發(fā)票，也稱預(yù)開發(fā)票，是出口商應(yīng)進口商的請求出具的，供進口商向本國貿(mào)易或外匯管理局等部門申請進口或批準(zhǔn)給予支付外匯只用的非正式的參考性發(fā)票。

形式發(fā)票只是一張報價單或意向書，不能用于托收和議付。

3）包裝單據(jù)（Packing Documents）是記載或描述商品包裝情況的單據(jù)，是對商業(yè)發(fā)票內(nèi)容的重要補充。主要包括裝箱單（PACKING LIST），重量單（WEIGHT LIST）,規(guī)格單（SPECIFICATION LIST）尺碼單（MEASUREMENT LIST）,etc.

出口商備妥貨并確定裝運日期和運輸工具后（收到經(jīng)船公司簽署的配艙回單后），即按合同或信用證約定的保險事項要求，填制國際貨物運輸保險投保單，連同商業(yè)發(fā)票交保險公司（保險人）辦理投保手續(xù)。

注：出口貨物明細(xì)單、加注了運輸方式、承保險別等的出口發(fā)票也可作為投保單使用。

出口貨物運輸?shù)挠嘘P(guān)概念，可以用這樣一個圖來形象的表示：

運輸單據(jù)的概念：運輸單據(jù)（TRANSPORT DOCUMENTS）,是承運人收到承載貨物后簽發(fā)的，表明貨物已經(jīng)裝上運輸工具或已將貨物發(fā)運或者收妥貨物待運的證明文件，是承運人與托運人（貨主）之間的運輸契約的證明。

運輸單據(jù)的性質(zhì)：包括具有物權(quán)憑證性質(zhì)的單據(jù)，如海運提單、國際多式聯(lián)運提單，及不具有物權(quán)憑證性質(zhì)的單據(jù)，如航空運單、鐵路運單、郵包收據(jù)等。

公務(wù)證書，顧名思義，是官方出具的文件，是需要出口商去政府相關(guān)部門申請的單據(jù)。主要包括出口配合及出口許可證，商檢證書，原產(chǎn)地證等。

出口配合及出口許可證是針對實行出口配合管理或出口許可證管理的商品，企業(yè)在出口之前須按規(guī)定申領(lǐng)出口許可證，海關(guān)憑出口許可證接受申報和驗放，無證不得出口。是由國家對外經(jīng)貿(mào)行政管理部門簽發(fā)的。

商檢證書，全稱商品檢驗檢疫證書（INSPECTION CERTIFICATE）,是由政府或公證機構(gòu)對進出口商品進行檢驗檢疫或鑒定后，根據(jù)不同的檢驗結(jié)果或鑒定項目出具并簽署的，證明貨物在品質(zhì)、數(shù)量、重量或衛(wèi)生等方面符合特定標(biāo)準(zhǔn)的書面憑證。(主要檢驗機構(gòu)：官方機構(gòu)—CIQ;民間機構(gòu)—CCIC，合資企業(yè)——SGS-CSTC.)

商檢證書的種類有很多，最常見的有：

●品質(zhì)檢驗證書（INSPECTION CERTIFICATE OF QUALITY）

●重量或數(shù)量檢驗證書（INSPECTION CERTIFICATE OF WEIGHT OR QUANTITY）

●熏蒸證書（INSPECTION CERTIFICATE OF FUMICATION）

原產(chǎn)地證書（CERTIFICATE OF ORIGIN, 簡稱C/O）：是出口商應(yīng)進口商的要求而提供的、由公證機構(gòu)或政府或出口商出具的證明貨物原產(chǎn)地和制造地的一種證明文件。是進口國實行國別貿(mào)易政策和出口國享受配合待遇的通關(guān)憑證，也是進口國海關(guān)進行貿(mào)易統(tǒng)計的依據(jù)。

原產(chǎn)地證明書可分為普通原產(chǎn)地證和普惠制產(chǎn)地證書（GSP FORM A ），GSP FORM A申請時需要提供的資料如下：

●普惠制產(chǎn)地證書申請書（1份）

●普惠制產(chǎn)地證書表格A（1正2副）

●商業(yè)發(fā)票、裝箱單

●其他所需文件

裝船通知（SHIPPING ADVICE），是發(fā)貨人在貨物裝船并取得提單后，向買方或其指定的人發(fā)出的有關(guān)貨物裝運情況的說明。賣方發(fā)送裝運通知，主要因為：方便買方投保（以FOB,CFR等術(shù)語出口時）；方便買方租訂倉庫，安排運輸工具，以便做好接貨及付款的準(zhǔn)備。

通關(guān)單據(jù)：出口貨物應(yīng)在運抵海關(guān)監(jiān)管區(qū)后、在裝貨的24小時前向海關(guān)申請報關(guān)，獲取通關(guān)單據(jù)。

除以上單證之外，還有各種證明文件，如受益人證明、船公司證明、寄單證明等。各種單據(jù)都應(yīng)該根據(jù)與買家簽訂的合同或信用證規(guī)定來準(zhǔn)備。